Kontakt

Aarhus Universitet

Adresse
Ndr. Ringgade 1
8000
Aarhus C
Danmark
Aarhus Universitet

Aarhus Universitet

|
Østjylland
|
Indrykket 23-02-2021

Sekretariatsleder til Institut for Klinisk Medicin

Har du lyst til at bidrage til, at vi når vores vision om at blive et af Danmarks bedste forskningsinstitutter og har du samtidig erfaring med at drive og udvikle en understøttende administrativ enhed?

Institut for Klinisk Medicin på Aarhus Universitets sundhedsvidenskabelige fakultet, Health, søger en sekretariatsleder pr. 1. maj 2021 eller snarest muligt derefter. Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling.
 

Institut for Klinisk Medicin

Som sekretariatsleder på Institut for Klinisk Medicin bliver du en del af det formentlig største sundhedsvidenskabelige forskningsinstitut i Danmark. Den kliniske forskning dækker alle de lægefaglige specialer og foregår i samspil med universitetshospitalet og regionshospitalerne i Region Midtjylland. Vi råder over ca. 30.000 kvm moderne forskningsfaciliteter til eksperimentel kirurgi og medicin, dyrefaciliteter samt avancerede scannere. Instituttet har det overordnede ansvar for kandidatuddannelserne i medicin og i molekylær medicin. På instituttet er vi ca. 425 videnskabelige medarbejdere og lige så mange ph.d.-studerende, der samarbejder på tværs af fagområder.

Institutsekretariatet består af 13 engagerede og fagligt kompetente medarbejdere med meget forskellige faglige baggrunde. Det administrative personale løser en mangeartet pallette af opgaver fra sekretæropgaver over uddannelsesplanlægning og ansættelsesprocesser til datamanagement og flytteprojekter. Vores sekretariat er udadvendt og har en bred samarbejdsflade internt på universitet og eksternt mod Aarhus Universitetshospital og de regionale sygehuse i Region Midtjylland.

Fysisk bor institutsekretariatet i Incuba, Skejby sammen med den øvrige institutledelse, som består af institutlederen og to viceinstitutledere for henholdsvis uddannelse og forskning. Det er planen, at institutsekretariatet skal flytte til nye lokaler i Forum i Skejby i sommeren 2022.

Du kan læse mere om instituttet her og om fakultetet her.


Dine arbejdsopgaver

Som sekretariatsleder er din primære funktion, at være daglig leder af og faglig sparringspartner for institutsekretariatet. Du er en del af, samarbejder tæt med og deltager i møder med den øvrige institutledelse. I dit daglige arbejde har du et tæt samspil med kompetente kolleger.

Dine opgaver omfatter bl.a.:

  • I samarbejde med institutlederen og økonomimedarbejdere har du et ansvar for instituttets økonomi, herunder opfølgning og tilrettelæggelse af budgetter og regnskab
  • Ansvarlig for at sikre fakturering og kontering af såvel driftsudgifter som lønrefusion
  • Kvalitetssikring af de administrative processer i forhold til de administrative enheder i administrationscentret på Health.
  • Ansættelse og afskedigelse af administrative medarbejdere
  • Syge- og fraværssamtaler med TAP i samarbejde med de lokale ledere
  • Tjenstlige forløb på IKM i samarbejde med den øvrige institutledelse
  • Du har ansvaret for tilrettelæggelse af møderne med instituttets ledende professorer samt det årlige strategiseminar
  • Understøttelse af instituttets professorsekretærer i form af administrativt nyhedsbrev, løbende fællesmøder og individuelle møder.
  • Medlem af diverse arbejdsgrupper nedsat af fakultetet og AU på nuværende tidspunkt medlem af AU Indkøbsstyregruppe
  • Kontaktperson for instituttet, samarbejder og koordinerer løbende med fakultetets administrative center, dekansekretariatet og øvrige samarbejdspartnere



Du refererer til institutleder Jørgen Frøkiær.


Dine arbejds- og ansvarsområder og samarbejdspartnere

Du indgår i institutledelsen og er desuden institutlederens daglige strategiske sparringspartner og rådgiver indenfor det administrative og organisatoriske område.

Du har ansvaret for fortsat og løbende at sikre, at sekretariatet er velfungerende og fagligt kompetent, og du har fagligt ansvar for instituttets decentralt placerede administrative medarbejdere.

Du har ansvaret for sikring og udvikling af de administrative ressourcer og processer i tæt koordination med administrationscentret på Health og de administrative enheder på Aarhus Universitetshospital.

Du afholder MUS med sekretariatets medarbejdere samt lederen af GCP-enheden.
 

Dine kompetencer

Du har en akademisk baggrund og et solidt ledelsesfundament, meget gerne inden for offentlig administration, ligesom det er en fordel hvis du har erfaring med arbejde i en organisation med mange interessenter og samarbejdspartnere. Vores forventninger er desuden, at du:

  • har indgående indblik i og lyst til at arbejde med administrative processer i en stærk fagfaglig organisation
  • har en professionel og positiv tilgang til dét at yde administrativ service, og søger løsninger fremfor ja/nej-svar
  • er ambitiøs og arbejder målrettet, men også samtidig på en hurtig og smidig måde kan ændre kurs, hvis situationen kræver det
  • er en dygtig og anerkendende personaleleder der kan koordinere og uddelegere opgaver
  • har erfaring med økonomi- og budgetplanlægning
  • er stærk relationelt og formår at opbygge netværk og knytte tætte samarbejdsrelationer
  • evner og nyder at arbejde i høj kompleksitet med mange opgaver og dagsordener i spil på samme tid
  • har dine meningers mod, er robust og tør sætte dig selv og dine kompetencer i spil
  • kan tage lederskab og vise følgeskab.


Som person er du imødekommende og evner at bidrage til et godt arbejdsmiljø.

Vi forventer du taler og skriver flydende engelsk.
 

Løn og ansættelsesvilkår


Du bliver ansat og aflønnet efter AC-overenskomsten som chefkonsulent med personaleansvar. Der er mulighed for individuelle tillæg afhængig af kvalifikationer.
 

Spørgsmål til stillingen


Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte institutleder, Jørgen Frøkiær tlf.: +45 2023 4527, jf@clin.au.dk.

Arbejdsstedet er Institut for Klinisk Medicin, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. ansættelsessamtale d. 18. marts og 2. samtale d. 24. marts. Der vil muligvis blive gennemført personlighedstest imellem 1. og 2. samtale.
 


Ansættelsesgrundlag


Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og Akademikere i Staten.


Ansøgning

Din ansøgning skal indeholde følgende:

  • Ansøgning
  • Curriculum Vitae
  • Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
  • Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet



Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Alle interesserede opfordres til at søge uanset personlig baggrund.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 
Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.000 medarbejdere med en årlig omsætning på 6,6 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Praktisk information
Oprettet:
23-02-2021
Udløber:
08-03-2021
Kviknummer:
LJA-81749851
Jobtype:
Fuldtid
Arbejdsområde:
Administration,
Ledelse